// USE CASE · PM

Automatise la gestion de projet avec des agents IAqui remontent la vérité avant le steerco.

La plupart des PMO découvrent qu'un milestone a glissé quand le sponsor demande pourquoi. Les decks de status prennent une journée entière, les risk registers vieillissent entre deux revues, et les dépendances vivent dans trois threads Slack que personne ne lit. Melaya te laisse construire une équipe d'agents IA de delivery qui scope le travail, score le risque, rédige l'update steerco, et met en attente chaque mouvement Jira pour validation. Tu gardes les relations, l'agent fait les heures de tableur, le journal d'audit garde les preuves.

01
// Ce qui casse aujourd'hui

Les workflows manuels coûtent plus cher que l'agent.

Trois douleurs que chaque équipe sales et BD encaisse chaque semaine. Chacune est ce dont tes reps se plaignent vraiment, pas ce qu'une page produit appellerait poliment.

  1. 01

    Les PM perdent une journée entière par semaine à assembler les decks steerco depuis les exports Jira, les threads Slack et les notes de retro qui ne tombent jamais d'accord sur les mêmes chiffres.

  2. 02

    Les risk registers vieillissent entre deux revues mensuelles, donc la première fois qu'on entend parler d'une dépendance tier-1 qui glisse, c'est quand le milestone rate de trois semaines.

  3. 03

    Les handoffs entre équipes sont dans trois outils différents, et le PM découvre que deux squads étaient bloquées sur la même API spec seulement après la démo de sprint.

02
// Pipelines que tu peux construire

Workflows d'agents IA : compose, approuve, rejoue.

Chaque pipeline ci-dessous est une forme que tu câbles sur le canvas en utilisant l'équipe d'agents IA et les outils plus bas. Pas une feature qu'on livre pour toi, un pattern que tu configures.

P01

Scoper une initiative en WBS

Sur une charte entrante, décomposer les epics en fonctionnalités et stories avec critères d'acceptation INVEST. Le Static context tient les règles MoSCoW et la DoR pour que les baselines de scope restent cohérentes à travers les runs.

P02

Rafraîchir le risk register chaque semaine

Tirer le slippage de tickets, les incidents vendors et le statut des dépendances, puis re-scorer probabilité et impact. La mémoire cross-run reporte les owners de mitigation de la semaine dernière pour que les risques au-dessus du score 15 ne se réinitialisent pas entre les revues.

P03

Rédiger l'update de status steerco

Compiler le statut RAG, les trois principaux risques, la variance budget et la demande go ou no-go en un récit board de 60 secondes. Le gate HITL bloque l'envoi tant que le PM n'a pas approuvé la formulation, les pièces jointes et la liste de destinataires.

P04

Synthétiser la retro de sprint

Lire les notes de retro, la vélocité, les compteurs de defects échappés et les taux de carry-over, puis faire émerger les trois patterns et une action par pattern. L'outil rag_retrieve tire les retros précédentes pour que les problèmes chroniques soient nommés, pas redécouverts.

P05

Préparer les comms stakeholders pour un milestone

Cartographier la matrice influence-intérêt, puis rédiger des updates appropriés par tier pour engineering, product et le C-suite. Les outils scopés restreignent les lectures à la bibliothèque de comms approuvée pour qu'aucun engagement non publié ne fuite.

P06

Prévoir la capacité ressources sur 12 semaines

Modéliser la capacité des squads contre la roadmap, signaler la sur et sous-allocation, et chiffrer les options hire, contract, defer ou resequence. Le replay montre la dépendance exacte qui a dicté chaque recommandation.

03
// Le crew d'agents IA

Équipe d'agents IA Projet & Programme

Vrais personas de l'équipe d'agents IA project_management. Chacun arrive avec un system prompt tuné et une allowlist de outils par défaut. Change de modèle par persona sur le canvas.

Cadrage de Projet

ProjectScoper

Décompose les initiatives en Work Breakdown Structure, applique les critères d'acceptation INVEST, et signale le scope creep avant qu'il n'atterrisse dans un sprint.

SCRUM

Scrum Master

ScrumMaster

Planifie les sprints avec des marges de capacité, suit les tendances de vélocité, anime le grooming du backlog, et remonte les impediments dans les 24 heures suivant leur identification.

Responsable Livraison

DeliveryLead

Maintient le chemin critique en temps réel sur tous les flux, attribue un statut RAG à chaque jalon, et rédige un plan de remédiation sous 48 heures quand le statut passe à l'orange.

Registre des Risques

RiskRegister

Pilote le scoring probabilité-impact, affecte des responsables et des mesures d'atténuation, et escalade tout risque dépassant le score 15 vers le sponsor.

Gestionnaire Parties Prenantes

StakeholderManager

Cartographie la matrice influence-intérêt, construit la RACI, et rédige des mises à jour de statut adaptées aux ingénieurs, product owners et direction.

Porte Qualité

QualityGate

Applique la Definition of Done à chaque release, attribue un score qualité de 0 à 100, et bloque les releases qui ne satisfont pas les critères de couverture, sécurité ou performance.

Planificateur Ressources

ResourcePlanner

Modélise la capacité glissante sur 12 semaines, signale les sur et sous-allocations, et chiffre les arbitrages embauche / prestataire / réduction de périmètre par rapport au burn rate.

Synthèse PMO

PMOSynth

Synthétise l'équipe en une vue de santé prête pour le board avec statut RAG, risques principaux, écart budgétaire et recommandation go / no-go.

04
// outils scopés

Allowlists d'outils : uniquement les actions que tu accordes.

Chaque outil ci-dessous est un vrai outil partagé du bundle Melaya. Allowlist par agent, HITL sur les écritures, révocation en un clic.

shared/tools/project_mgmt/

Lire les tickets, epics et pages de projet depuis Jira, Linear et Notion pour que l'équipe d'agents IA travaille contre des données live. Chaque appel create et update tourne derrière un gate HITL par défaut.

jira_get_issuesjira_create_issuejira_update_issuelinear_get_issueslinear_create_issuelinear_update_issuenotion_query_databasenotion_create_pagenotion_search
shared/tools/clickup_tools/

Atteindre les spaces et listes ClickUp pour les équipes qui font leur delivery là-bas. clickup_create_task est HITL-gated pour qu'aucune tâche n'atterrisse sans un nod du PM.

clickup_teamsclickup_spacesclickup_listsclickup_tasksclickup_create_task
shared/tools/monday_tools/

Tirer l'état des boards et la capacité depuis Monday pour la planification ressources. monday_create_item et monday_update_item sont des écritures HITL-gated.

monday_boardsmonday_boardmonday_usersmonday_create_itemmonday_update_item
shared/tools/knowledge/

Construire le knowledge store par workflow à partir des chartes, PRD, notes de retro et decks steerco précédents. Alimente l'outil rag_retrieve et le static context à travers les trois couches de connaissance.

build_knowledge_from_textbuild_knowledge_from_file
shared/tools/messaging/

Poster le digest de risques du lundi ou la carte de santé sprint sur le canal delivery. Chaque envoi est loggé dans le même audit trail que les écritures Jira et est HITL-gated par défaut.

telegram_send_messagediscord_send_messagediscord_send_embed
shared/tools/email/

Lire les threads sponsors et vendors pour le contexte, puis mettre en attente les emails de status steerco pour validation. gmail_send est HITL par défaut pour cette équipe d'agents IA.

gmail_sendgmail_read
shared/tools/calendar/

Lire les calendriers des squads pour la vraie capacité et programmer les créneaux retro ou steerco qui respectent les congés de chacun. gcal_create_event tourne derrière un gate HITL.

gcal_list_eventsgcal_create_eventgcal_find_free_slots
shared/tools/core/

Recherche généraliste et fetch structuré plus le checkpoint explicite pause_for_human que les personas peuvent appeler pour forcer un gate HITL en milieu de workflow.

web_searchhttp_requestpause_for_human
05
// Trois couches de connaissance

L'équipe d’agents IA lit ce que tu lui donnes.

Chaque pipeline arrive avec trois couches d’accès à la connaissance. Combine-les par agent sur le canvas. Pas d’espace vectoriel partagé avec un autre client, pas de lecture surprise, pas de retrieval opaque.

L1

Static context

includeContext

Documents par pipeline ajoutés à l'input d'agents spécifiques à chaque run. Le brief ICP, le playbook, la grille de pricing, ou le corpus d'emails de deals gagnés. Tout ce qui doit être là avant que l'agent pense. Tu choisis quels personas reçoivent quels docs.

L2

Tool de retrieval RAG

rag_retrieve

Un outilscoped accordé par agent. Quand l'agent décide qu'il a besoin de plus de profondeur, il interroge le vector store du workflow à la demande. Même base de knowledge que Static context, accédée uniquement quand le modèle le demande.

L3

Mémoire cross-run

pipeline_memory

État au niveau du pipeline qui passe d'un run au suivant. La recherche d'hier est dans le scope du follow-up d'aujourd'hui. L'équipe d'agents IA se souvient de ce qu'elle a déjà prospecté, de ce qui a été approuvé, de ce qui a été envoyé. L'audit log est la base de knowledge de second ordre.

07
// FAQ

Questions sur les agents IA qu'on reçoit chaque semaine.

Les agents vont-ils déplacer des tickets Jira tout seuls ?

Non, pas par défaut. Chaque écriture vers Jira, Linear, ClickUp, Monday ou Notion tourne derrière un gate HITL. L'équipe d'agents IA prépare le ticket, le changement de status ou le commentaire et le PM approuve avant que ça n'atterrisse. Tu peux lever le gate par template une fois que le pipeline gagne la confiance.

Les agents peuvent-ils raisonner sur nos données de projet ?

Trois voies. Le Static context attache la charte, la DoD et le RACI à des personas spécifiques à chaque run. L'outil rag_retrieve permet à ProjectScoper et DeliveryLead de tirer depuis les PRD précédents, les retros et les risk logs à la demande. La mémoire cross-run reporte le risk register de la semaine dernière dans la revue de cette semaine pour que les owners de mitigation ne se réinitialisent pas.

Ça remplace Asana, Monday, Linear ou ClickUp ?

Non, ça se branche à côté. Melaya est la couche de planification, de scoring et de synthèse. Ton équipe garde Jira, Linear, ClickUp, Monday ou Asana comme système d'enregistrement. Le gate HITL passe les updates approuvés à l'outil que tu paies déjà pour que le workflow engineering ne change pas.

Comment éviter que les updates de status sonnent IA ?

Les brouillons citent le ticket exact, la PR, la note de retro ou le graphe de vélocité qu'ils ont lus. Les reps peuvent exiger une citation sur chaque claim comme pré-check HITL, et le StakeholderManager réutilise les tournures de tes cinq derniers updates approuvés chargés dans le knowledge store.

Sur quels modèles peut-on faire tourner l'équipe d'agents IA ?

N'importe lesquels. Claude sur PMOSynth là où la qualité de raisonnement justifie le coût, GPT sur les personas de rédaction, un Ollama local sur RiskRegister quand les données ne peuvent pas sortir de ton réseau. Chaque agent choisit son propre modèle et provider.

À quelle vitesse une équipe delivery peut-elle lancer son premier pipeline ?

Avec Jira ou Linear connecté, le pipeline de status hebdomadaire est un canvas à 4 nœuds : tirer les tickets, scorer les risques, rédiger l'update, approuver. La plupart des équipes le déploient dans une session de travail et ont la première note de status revue dans la boîte du sponsor le jour même.

Comment ça gère l'audit et la gouvernance ?

Chaque run logge chaque étape, chaque appel d'outil, chaque invocation de modèle et chaque décision d'approbation. Replay n'importe quel run à tout moment. Les programmes régulés utilisent le journal d'audit comme preuve pour les steering committees et les auditeurs externes.

Peut-on restreindre quelles personas peuvent écrire dans quel système ?

Oui. L'accès aux outils est par agent. ScrumMaster peut lire chaque backlog mais n'écrire que dans un seul projet Jira. PMOSynth peut lire le risk register mais ne poster que sur un canal de board privé. Les outils scopés sont le défaut, l'accès large est en opt-in.

Pourquoi utiliser Melaya plutôt que n8n ou Zapier pour l'automatisation de la gestion de projet ?

Utilise Melaya quand le travail nécessite de la planification, pas juste des triggers. n8n, Zapier et Make exécutent des étapes trigger-action prédéfinies et sont plus forts en connecteurs pour les automatisations linéaires simples. Une mise à jour steerco n'est pas linéaire : le Delivery Lead de Melaya évalue chaque milestone via RAG, PMO Synthesis rédige la vue de santé prête pour le board, et chaque écriture Jira dans le bundle project_mgmt marque une pause pour approbation humaine.

Peut-on réutiliser un même crew de delivery pour chaque programme du PMO ?

Oui. Sauvegarde n'importe quelle run réussie comme template réutilisable et pointe le même crew Project et Program sur le prochain programme. Le bundle knowledge reconstruit le store par workflow à partir des charters, PRDs et des steerco decks précédents de ce programme, donc le Project Scoper et Risk Register travaillent sur un contexte frais pendant que le canvas, les allowlists d'outils et les gates d'approbation restent identiques.

Comment suit-on ce que coûte la production d'un rapport de statut ou d'une mise à jour du registre des risques ?

Melaya rapporte le coût par résultat accepté, pas les dépenses brutes en tokens. Les traces de run complètes montrent chaque étape que le crew a prise, avec des motifs d'échec typés quand une run ne passe pas la barre. Le routage de modèles par étape parmi 23 fournisseurs te permet de mettre un modèle peu coûteux sur la synthèse Jira et un plus puissant sur la recommandation go ou no-go de PMO Synthesis.

Les emails sponsors et les données de capacité peuvent-ils rester dans notre propre réseau ?

Oui. Melaya tourne dans le cloud ou sur ton runner local, et les étapes sensibles peuvent rester sur le runner. Le bundle email lit les fils sponsors et fournisseurs là-bas, le bundle calendar lit les calendriers des squads pour la vraie capacité, et les écritures en staging comme gmail_send et gcal_create_event attendent encore derrière des gates HITL (validation humaine) avant que quoi que ce soit ne parte.

Comment le crew maintient-il le registre des risques à jour entre les revues mensuelles ?

Le persona Risk Register recalcule la probabilité et l'impact chaque semaine, assigne des responsables et des mitigations, et escalade tout risque scoré au-dessus de 15 directement au sponsor. Le bundle messaging poste ensuite le digest risques du lundi sur ton canal de delivery, soumis à une gate HITL (validation humaine) et logué dans le même audit trail que les écritures Jira, donc une dépendance tier-1 qui glisse remonte dans le digest hebdomadaire, pas à la prochaine revue mensuelle.

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