// CAS D'USAGE · PM

Automatise la gestion de projet avec des agents IAqui remontent la vérité avant le steerco.

La plupart des PMO découvrent qu'un jalon a dérapé quand le sponsor demande pourquoi. Les decks de statut prennent une journée entière, les registres de risque périment entre deux revues, et les dépendances vivent dans trois fils Slack que personne ne lit. Melaya te permet de construire un crew de delivery qui scope le travail, note le risque, rédige l'update steerco et met en attente chaque mouvement Jira pour approbation. Tu gardes les relations, l'agent fait les heures de spreadsheet, le journal d'audit garde les preuves.

01
// Ce qui casse aujourd'hui

Les workflows manuels coûtent plus cher que l'agent.

Trois douleurs que chaque équipe sales et BD encaisse chaque semaine. Chacune est ce dont tes reps se plaignent vraiment, pas ce qu'une page produit appellerait poliment.

  1. 01

    Découper une nouvelle initiative en work breakdown structure dévore une journée entière avant que quiconque ne touche un ticket.

  2. 02

    Les dépendances inter-équipes sont suivies dans la tête de quelqu'un jusqu'à ce qu'un jalon dérape sans prévenir.

  3. 03

    Le registre de risque périme entre deux réunions de board, donc les surprises tombent au pire moment possible.

02
// Pipelines que tu peux construire

Workflows d'agents IA : compose, approuve, rejoue.

Chaque pipeline ci-dessous est une forme que tu câbles sur le canvas en utilisant l'équipe d'agents IA et les outils plus bas. Pas une feature qu'on livre pour toi, un pattern que tu configures.

P01

Le scope découpé en work breakdown avant le début du sprint

ProjectScoper décompose l'initiative en WBS à partir du brief et de tout document de référence que tu lui fournis, et DeliveryLead fait correspondre le résultat aux dépendances inter-équipes existantes avant que le premier ticket ne soit classé.

P02

Un registre de risque qui se met à jour avec le board, pas après

RiskRegister récupère l'état des issues en direct depuis Jira et Linear pour noter probabilité et impact, et DeliveryLead vérifie chaque risque par rapport au chemin critique, pour que le registre reflète la réalité au lieu du snapshot du trimestre dernier.

P03

Comms parties prenantes mappées sur un RACI, pas au hasard

StakeholderManager mappe l'influence et l'intérêt de chaque partie prenante, rédige l'update, et PMOSynth l'intègre dans le narratif projet plus large avant que gmail_send ne le livre et que gcal_create_event ne réserve la revue.

P04

Vélocité de sprint et Definition of Done, vérifiées à chaque cycle

ScrumMaster suit le grooming de backlog et la vélocité sur le sprint, et QualityGate applique les critères d'acceptation et la conformité DoD/DoR sur chaque ticket avant qu'il ne soit marqué terminé.

P05

Prévision de capacité et de coût à partir des boards que tu fais déjà tourner

ResourcePlanner modélise la capacité actuelle et projetée directement à partir de tes boards Monday.com et ClickUp, pendant que DeliveryLead vérifie la prévision par rapport aux jalons de delivery.

03
// Le crew d'agents IA

Crew Projet & Programme

Vrais personas de l'équipe d'agents IA project_management. Chacun arrive avec un system prompt tuné et une allowlist de outils par défaut. Change de modèle par persona sur le canvas.

Scoper de Projet

ProjectScoper

Décompose les initiatives en Work Breakdown Structure, applique les critères d'acceptation INVEST, et signale le scope creep avant qu'il n'atterrisse dans un sprint.

SCRUM

Scrum Master

ScrumMaster

Planifie les sprints avec des buffers de capacité, suit les tendances de vélocité, mène le grooming de backlog, et remonte les impediments dans les 24 heures suivant leur identification.

Delivery Lead

DeliveryLead

Maintient le chemin critique en direct à travers les workstreams, note chaque jalon en RAG, et rédige un plan de récupération sous 48 heures quand le statut passe à l'orange.

Registre de Risque

RiskRegister

Possède la notation probabilité-impact, assigne les responsables de risque et les mitigations, et escalade au sponsor tout risque au-dessus du score 15.

Stakeholder Manager

StakeholderManager

Mappe la matrice influence-intérêt, construit le RACI, et rédige des updates de statut adaptées au niveau pour les ingénieurs, les product owners et le C-suite.

Quality Gate

QualityGate

Applique la Definition of Done à chaque release, note la qualité de 0 à 100, et bloque les releases qui échouent aux portes de couverture, de sécurité ou de performance.

Planificateur Ressources

ResourcePlanner

Modélise la capacité glissante sur 12 semaines, signale la sur et sous-allocation, et chiffre les arbitrages embauche vs contrat vs réduction de scope par rapport au burn rate.

Synthèse PMO

PMOSynth

Synthétise le crew en une vue de santé prête pour le board avec statut RAG, top risques, écart budgétaire et une recommandation go ou no-go.

04
// outils scopés

Allowlists d'outils : uniquement les actions que tu accordes.

Chaque outil ci-dessous est un vrai outil partagé du bundle Melaya. Allowlist par agent, HITL sur les écritures, révocation en un clic.

shared/tools/project_mgmt/

Lit les tickets, epics et pages de projet depuis Jira, Linear et Notion pour que le crew travaille sur des données en direct. Chaque appel de création et de mise à jour tourne derrière une porte HITL par défaut.

jira_get_issuesjira_create_issuejira_update_issuelinear_get_issueslinear_create_issuelinear_update_issuenotion_query_databasenotion_create_pagenotion_search
shared/tools/clickup_tools/

Atteint les spaces et listes ClickUp pour les équipes qui pilotent leur delivery là-bas. clickup_create_task est HITL pour qu'aucune tâche n'atterrisse sans le feu vert d'un PM.

clickup_teamsclickup_spacesclickup_listsclickup_tasksclickup_create_task
shared/tools/monday_tools/

Récupère l'état du board et la capacité depuis Monday pour la planification de ressources. monday_create_item et monday_update_item sont des écritures HITL.

monday_boardsmonday_boardmonday_usersmonday_create_itemmonday_update_item
shared/tools/knowledge/

Construit le store de connaissance par workflow à partir des chartes, des PRD, des notes de rétro et des decks steerco précédents. Alimente l'outil rag_retrieve et le contexte statique sur les trois couches de connaissance.

build_knowledge_from_textbuild_knowledge_from_file
shared/tools/messaging/

Poste le digest de risque du lundi ou la carte de santé de sprint dans le canal delivery. Chaque envoi est loggué dans la même piste d'audit que les écritures Jira et est HITL par défaut.

telegram_send_messagediscord_send_messagediscord_send_embed
shared/tools/email/

Lit les fils sponsor et fournisseur pour le contexte, puis met en attente les emails de statut steerco pour approbation. gmail_send est HITL par défaut pour ce crew.

gmail_sendgmail_read
shared/tools/calendar/

Lit les calendriers d'équipe pour la vraie capacité et planifie des créneaux de rétro ou de steerco qui respectent les congés de chacun. gcal_create_event tourne derrière une porte HITL.

gcal_list_eventsgcal_create_eventgcal_find_free_slots
shared/tools/core/

Recherche générale et fetch structuré plus le checkpoint explicite pause_for_human que les personas peuvent appeler pour forcer une porte HITL en plein workflow.

web_searchhttp_requestpause_for_human
05
// Trois couches de connaissance

L'équipe d'agents IA lit ce que tu lui donnes.

Chaque pipeline arrive avec trois couches d'accès à la connaissance. Combine-les par agent sur le canvas. Pas d'espace vectoriel partagé avec un autre client, pas de lecture surprise, pas de retrieval opaque.

L1

Static context

includeContext

Documents par pipeline ajoutés à l'input d'agents spécifiques à chaque run. Le brief ICP, le playbook, la grille de pricing, ou le corpus d'emails de deals gagnés. Tout ce qui doit être là avant que l'agent pense. Tu choisis quels personas reçoivent quels docs.

L2

Tool de retrieval RAG

rag_retrieve

Un outilscoped accordé par agent. Quand l'agent décide qu'il a besoin de plus de profondeur, il interroge le vector store du workflow à la demande. Même base de knowledge que Static context, accédée uniquement quand le modèle le demande.

L3

Mémoire cross-run

pipeline_memory

État au niveau du pipeline qui passe d'un run au suivant. La recherche d'hier est dans le scope du follow-up d'aujourd'hui. L'équipe d'agents IA se souvient de ce qu'elle a déjà prospecté, de ce qui a été approuvé, de ce qui a été envoyé. L'audit log est la base de knowledge de second ordre.

07
// FAQ

Questions sur les agents IA qu'on reçoit chaque semaine.

Melaya peut-il générer un work breakdown structure à partir d'un brief de projet ?

Oui. ProjectScoper décompose l'initiative en WBS, et DeliveryLead la fait correspondre aux dépendances inter-équipes et aux jalons avant que le travail ne commence.

Dans quels outils de projet le crew écrit-il vraiment ?

Jira (jira_create_issue, jira_update_issue), Linear (linear_create_issue, linear_update_issue), Notion (notion_create_page, notion_query_database), ClickUp (clickup_create_task) et Monday.com (monday_create_item, monday_update_item).

Le crew maintient-il un registre de risque en direct ou juste un doc statique ?

RiskRegister note le risque de delivery en utilisant probabilité et impact récupérés depuis l'état des issues en direct de Jira et Linear, donc le registre suit la réalité actuelle, pas un snapshot ponctuel.

Peut-il rédiger des updates aux parties prenantes et vraiment les envoyer ?

StakeholderManager rédige l'update, gmail_send la livre une fois que tu approuves, et gcal_create_event réserve la réunion de revue sur le calendrier partagé.

Que se passe-t-il si notre outil PM n'a pas d'API publique ?

Melaya Browser Control pilote directement l'interface propre de l'outil, utile pour les boards ou les champs que l'API du fournisseur n'expose pas.

Le crew peut-il me dire si un projet est vraiment dans les temps pour la réunion du board ?

PMOSynth compile ProjectScoper, DeliveryLead, RiskRegister, StakeholderManager, QualityGate et ResourcePlanner en une seule lecture de santé prête pour le board avec un verdict go/no-go.

Construis des pipelines équipes projet & programme sur Melaya.

Le tier Sandbox est gratuit, sans carte. Rejoins la waitlist et on t'envoie un email dès qu'un slot s'ouvre.

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